Els diferents estats de colors a Skype for Business permeten als vostres contactes saber quan sou fora de l'oficina i el vostre nivell de disponibilitat. Si necessiteu saber com fer-ho, us ho mostrarem en aquest article.
En primer lloc, us guiarem a través de la configuració d'un fora de l'oficina amb respostes automàtiques a Windows 10; a continuació, com incloure més informació configurant la vostra disponibilitat a Skype. A més, com que la versió per a Mac de Skype for Business actualment no rep informació del calendari d'Outlook, us mostrarem els passos per a una solució alternativa.
Opció 1: sincronitzar MS Outlook amb Skype for Business (punt violeta amb respostes automàtiques)
Configureu una resposta fora de l'oficina amb resposta automàtica a Windows
Abans de configurar el teu fora de l'oficina amb respostes automàtiques, has de comprovar quin tipus de compte d'Outlook tens, ja que això dependrà dels passos que has de seguir:
- A l'Outlook, feu clic a "Fitxer" > "Configuració del compte".
- Seleccioneu "Configuració del compte" i marqueu la columna "Tipus":
- Si utilitzeu un correu electrònic de treball, el vostre compte serà Microsoft Exchange.
- Si és un correu electrònic personal com Gmail, el vostre compte serà IMAP o POP3.
- Si utilitzeu un correu electrònic de treball, el vostre compte serà Microsoft Exchange.
Per configurar una resposta automàtica fora de l'oficina per a un compte de Microsoft Exchange:
- Inicieu l'Outlook i seleccioneu "Fitxer" > "Respostes automàtiques".
- Des del quadre "Respostes automàtiques", feu clic a "Envia respostes automàtiques".
- Podeu establir un interval de dates per a les vostres respostes automàtiques que s'aturarà a l'hora de finalització; en cas contrari, haureu de desactivar-lo manualment.
- Utilitzeu l'opció "Regles i alertes" per configurar la vostra falta d'oficina si l'opció "Respostes automàtiques" no hi és.
- Podeu establir un interval de dates per a les vostres respostes automàtiques que s'aturarà a l'hora de finalització; en cas contrari, haureu de desactivar-lo manualment.
- Introduïu la resposta que voleu enviar quan no sou a la pestanya "Dins de la meva organització".
- L'opció "qualsevol persona fora de la meva organització" enviarà la vostra resposta automàtica a cada correu electrònic.
- L'opció "qualsevol persona fora de la meva organització" enviarà la vostra resposta automàtica a cada correu electrònic.
- Feu clic a "D'acord" per desar.
Per crear un missatge fora de l'oficina per al vostre compte IMAP o POP3:
- Inicieu l'Outlook i seleccioneu "Fitxer" per mostrar les opcions d'informació del vostre compte.
- Seleccioneu "Missatge nou".
- Completa l'assumpte i la resposta de la teva plantilla.
- Feu clic a "Fitxer" i després a "Desa com".
- Introduïu el nom de la vostra plantilla al menú desplegable "Desa com a tipus"; a continuació, feu clic a "Plantilla d'Outlook (*.oft)".
- Trieu la ubicació i després "Desa".
Per crear la regla de fora de l'oficina:
- Feu clic a "Fitxer" > "Gestiona les regles i les alertes".
- A la pestanya "Regles de correu electrònic" del quadre "Normes i alertes", seleccioneu "Nova regla".
- Seleccioneu "Aplica la regla al missatge que rebo" a sota de "Comença des d'una regla en blanc" i després "Següent".
- Deixeu les opcions dels passos 1 i 2 sense canvis per respondre a tots els vostres missatges i després "Següent".
- Feu clic a "Sí" per confirmar la regla per a tots els missatges.
- A sota "Pas 1: seleccioneu accions);" a continuació, feu clic a "respon amb una plantilla específica".
- A sota del "Pas 2: editeu la descripció de la regla", seleccioneu el text ressaltat per a una "plantilla específica".
- Seleccioneu "Plantilles d'usuari al sistema de fitxers" a l'opció "Seleccioneu una plantilla de resposta" a "Busca dins".
- Feu clic a la vostra plantilla i després a "Obre" > "Següent".
- Afegiu les excepcions necessàries i després "Següent".
- Ara crida a la teva regla alguna cosa, per exemple, fora de l'oficina.
- Si voleu iniciar les respostes automàtiques ara, deixeu marcada l'opció "Activa aquesta regla" i després "Finalitza", sinó desmarqueu l'opció fins que estigueu preparat.
Nota: mentre no sou, haureu de deixar l'Outlook en execució per enviar les respostes automàtiques.
Per activar la regla:
- Feu clic a "Fitxer" > "Gestiona les regles i les alertes".
- A "Regles de correu electrònic" a "Normes i alertes", localitzeu la vostra regla i, a continuació, marqueu la casella a l'esquerra i "D'acord".
Finalment, configureu la vostra presència a "Activa" a Skype:
Sempre que un dels teus contactes d'Skype et busqui, veurà un petit punt lila al costat del teu nom. Això confirma que estàs fora de l'oficina, però encara estàs disponible i preparat per parlar.
- Inicieu la sessió a Skype i seleccioneu la vostra foto de perfil a "Xats".
- Feu clic al vostre estat actual i després seleccioneu "Actiu".
Configurar un estat de Skype fora de l'oficina i "actiu" al Mac
Nota: Skype for Business a Mac actualment no ofereix detalls de presència basats en un calendari d'Outlook. Com a solució alternativa, podeu establir el vostre estat com a "Actiu" amb un missatge d'estat de fora de l'oficina:
- Inicieu sessió a Skype i feu clic a la vostra foto.
- Seleccioneu "Disponible" a la fletxa desplegable sota el vostre nom.
A continuació, per afegir el vostre missatge d'estat:
- Feu clic a la vostra foto i seleccioneu "Feu clic per afegir un missatge d'estat".
- Escriviu un missatge, per exemple, "Actualment estic fora de línia.... – ….. Si us plau, envia’m un missatge.
- Per eliminar el missatge, feu clic a sobre i després premeu "Suprimeix".
Quan els teus companys et cerquin als seus contactes d'Skype, veuran que estàs fora de l'oficina i disponible.
Opció 2: sincronitzar el calendari d'MS Outlook amb Skype (fletxa encerclada porpra)
Configureu una resposta fora de l'oficina amb/sense resposta automàtica a Windows
Abans de configurar el vostre fora de l'oficina, heu de comprovar quin tipus de compte d'Outlook teniu, ja que això dependrà dels passos que hàgiu de seguir:
- A l'Outlook, feu clic a "Fitxer" > "Configuració del compte".
- Seleccioneu "Configuració del compte" i marqueu la columna "Tipus":
- Si utilitzeu un correu electrònic de treball, el vostre compte serà Microsoft Exchange.
- Si és un correu electrònic personal com Gmail, el vostre compte serà IMAP o POP3.
- Si utilitzeu un correu electrònic de treball, el vostre compte serà Microsoft Exchange.
Per configurar una resposta automàtica fora de l'oficina per a un compte de Microsoft Exchange:
- Inicieu l'Outlook i seleccioneu "Fitxer" > "Respostes automàtiques".
- Des del quadre "Respostes automàtiques", feu clic a "Envia respostes automàtiques".
- Podeu establir un interval de dates per a les vostres respostes automàtiques que s'aturarà a l'hora de finalització; en cas contrari, haureu de desactivar-lo manualment.
- Utilitzeu l'opció "Regles i alertes" per configurar la vostra falta d'oficina si l'opció "Respostes automàtiques" no hi és.
- Podeu establir un interval de dates per a les vostres respostes automàtiques que s'aturarà a l'hora de finalització; en cas contrari, haureu de desactivar-lo manualment.
- Introduïu la resposta que voleu que us enviïn mentre esteu fora a la pestanya "Dins de la meva organització". També podeu deixar la resposta en blanc.
- L'opció "qualsevol persona fora de la meva organització" enviarà la vostra resposta automàtica a cada correu electrònic. Si voleu deixar la resposta en blanc, Outlook recomana seleccionar "Només els meus contactes".
- Feu clic a "D'acord" per desar.
Per crear un missatge fora de l'oficina per al vostre compte IMAP o POP3:
- Inicieu l'Outlook i seleccioneu "Fitxer" per mostrar les opcions d'informació del vostre compte.
- Seleccioneu "Missatge nou".
- Completa l'assumpte i la resposta de la teva plantilla.
- Feu clic a "Fitxer" i després a "Desa com".
- Introduïu el nom de la vostra plantilla al menú desplegable "Desa com a tipus"; a continuació, feu clic a "Plantilla d'Outlook (*.oft)".
- Trieu la ubicació i després "Desa".
Per crear la instrucció fora de l'oficina:
- Feu clic a "Fitxer" > "Gestiona les regles i les alertes".
- A l'opció "Regles de correu electrònic" del quadre "Normes i alertes", seleccioneu "Norma nova".
- Seleccioneu "Aplica la regla al missatge que rebo" a sota de "Comença des d'una regla en blanc" i després "Següent".
- Deixeu les "Opcions dels passos 1 i 2 sense canvis per respondre a tots els vostres missatges i després "Següent".
- Feu clic a "Sí" per confirmar la regla per a tots els missatges.
- A sota "Pas 1: seleccioneu accions);" a continuació, feu clic a "respon amb una plantilla específica".
- A sota del "Pas 2: editeu la descripció de la regla", seleccioneu el text ressaltat per a una "plantilla específica".
- Seleccioneu "Plantilles d'usuari al sistema de fitxers" a l'opció "Seleccioneu una plantilla de resposta" a "Busca dins".
- Feu clic a la vostra plantilla i després a "Obre" > "Següent".
- Afegiu les excepcions necessàries i després "Següent".
- Ara crida a la teva regla alguna cosa, per exemple, fora de l'oficina.
- Si voleu que les vostres respostes automàtiques comencen ara, deixeu marcada l'opció "Activa aquesta regla" i després "Finalitza" o desmarqueu l'opció quan estigueu preparat.
Nota: Mentre no sou, haureu de deixar l'Outlook actiu per enviar les respostes automàtiques.
Per activar la regla:
- Feu clic a "Fitxer" > "Gestiona les regles i les alertes".
- A "Normes de correu electrònic" a "Normes i alertes", localitzeu la vostra regla, marqueu la casella que hi ha a l'esquerra i després "D'acord".
Finalment, configureu la vostra presència a "Fora del treball" a Skype:
Sempre que un dels vostres contactes d'Skype us busqui, veurà una fletxa petita i lila i un punt al costat del vostre nom. Això confirma que estàs fora de l'oficina i que estàs sense feina; per tant, inactiu.
- Inicieu la sessió a Skype i seleccioneu la vostra foto de perfil a "Xats".
- Feu clic al vostre estat actual i després seleccioneu "Fora del treball".
Configureu un estat de Skype fora de l'oficina i fora de la feina al Mac
Nota: Skype for Business a Mac actualment no ofereix detalls de presència basats en un calendari d'Outlook. Com a solució alternativa, podeu establir el vostre estat com a "Fora del treball" amb un missatge d'estat de fora de l'oficina:
- Inicieu sessió a Skype i feu clic a la vostra foto.
- Seleccioneu "Fora del treball" a la fletxa desplegable sota el vostre nom.
A continuació, per afegir el vostre missatge d'estat:
- Feu clic a la vostra foto i seleccioneu "Feu clic per afegir un missatge d'estat".
- Escriviu un missatge, per exemple, "Actualment estic fora de línia.... i tornarà...”.
- Per eliminar el missatge, feu clic a sobre i després premeu "Suprimeix".
Quan els teus companys et cerquin als seus contactes d'Skype, veuran que estàs fora de l'oficina i que no estàs disponible.
Preguntes freqüents sobre Skype fora de l'oficina
Per què encara es mostra el meu estat de Skype "fora de l'oficina"?
Quan l'opció "Mostra la meva informació de fora de l'oficina als contactes" està marcada a "Eines", > "Opcions" > "Personal", el vostre estat de fora de l'oficina continuarà mostrant-se fins i tot quan estigui desactivat a Outlook.
Si aquest no és el cas, proveu de contactar amb l'equip d'assistència tècnica de Microsoft per obtenir ajuda.
Puc desactivar l'estat de fora de l'oficina amb Skype en comptes d'Outlook?
Skype utilitza la informació del vostre calendari d'Outlook per actualitzar el vostre estat; per tant, haureu de desactivar el vostre despatx mitjançant Outlook.
Mostrant el vostre estat de fora de l'oficina a Skype
L'eina de missatgeria instantània de Skype for Business utilitza la informació del vostre calendari d'Outlook per informar els vostres contactes d'Skype sobre el vostre estat. Això és útil perquè els vostres contactes vegin d'un cop d'ull si sou fora de l'oficina i disponible o fora de l'oficina i no disponible.
Ara que us hem mostrat els passos per fer-ho, hem aconseguit configurar-lo: va funcionar com s'esperava? Si us plau, fes-nos-ho saber a la secció de comentaris a continuació.
