És fàcil oblidar qui té accés a un full de Google si és utilitzat per moltes persones. És possible que hàgiu compartit el full de càlcul un munt de vegades i ara tingueu problemes per recordar qui tenia permís per utilitzar-lo.
És important gestionar els vostres fulls de càlcul de Google i saber qui hi pot accedir. Però el procés per fer-ho és realment bastant senzill. Segueix llegint per saber com es fa.
Com comprovar qui té accés a Google Sheets
Hi ha una manera senzilla de comprovar manualment qui té accés al vostre full de Google. Per fer-ho, seguiu els passos:
- Primer, obriu el full que necessiteu.
- A continuació, feu clic a "Tauler d'activitats".
- Veureu "Tendència del visor" o "Tendència de comentaris" a la vostra esquerra. Ara feu-hi clic.
Nota: assegureu-vos que feu servir el vostre compte d'empresa i no el privat. Amb un compte privat, no podreu veure el "Tauler d'activitat".
A més, podeu filtrar la cerca per temps i reduir els resultats. Vegem com fer-ho:
- Feu clic a la "Fletxa avall" a la part superior dreta del full.
- Trieu el temps per filtrar la cerca.
Aquí tens! Ara ja sabeu qui té accés al vostre full de càlcul de Google i quan va obtenir el permís. D'aquesta manera, sempre podeu fer un seguiment que les persones adequades poden veure i editar el vostre full de Google.
Permet l'accés temporal a Google Sheet
Restringir l'accés a Fulls de càlcul de Google pot ser molt útil si no voleu que els clients els facin servir un cop finalitzada la feina. Podeu establir una data de caducitat o simplement finalitzar l'accés a aquest full de Google en concret. Així és com:
- Obriu el vostre Google Drive
- Busca el full que necessites.
- Feu-hi clic amb el botó dret i seleccioneu "Comparteix".
- Ara escriviu el nom de la persona amb qui voleu compartir aquest full.
- Per establir la data de caducitat, canvieu el permís a "Pot comentar" o "Pot veure".
- A continuació, toqueu "Envia".
Un cop hàgiu completat aquests passos, hauríeu de repetir els tres primers passos. Veureu l'opció "Avançat" a la part inferior de la finestra. Hauríeu de fer-hi clic per veure la "Configuració per compartir". Si passeu el cursor per sobre del seu nom, apareixerà un cronòmetre. En fer-hi clic, podeu establir la data de caducitat.
Habilitació del permís de visualització
Pots protegir el teu Full de Google perquè no es modifiqui. Encara que heu donat accés a diverses persones, potser no voleu que canviïn el contingut del document. La manera més senzilla de fer-ho és donar-los només permís de visualització.
Seguiu aquests passos per fer-ho:
- Obriu el full que voleu protegir.
- Navegueu a "Dades" i desplaceu-vos cap avall fins a "Fulls i intervals protegits".
- Apareixerà una barra a la part dreta del full.
- Ara, feu clic a "Full" i seleccioneu el que necessiteu al menú desplegable.
- Aquí haureu de fer clic a "Estableix el permís".
Apareixerà una finestra "Range els permisos d'edició". A "Restringeix qui pot editar aquest interval", feu clic a "Personalitzat". Això us permet decidir qui té permís per editar aquest full específic. Desseleccioneu totes les persones que no voleu editar el vostre full de Google. Feu clic a "Fet" per acabar.
Ara les persones encara poden veure aquest full de Google, però no hi podran fer cap canvi.
Protecció de les cèl·lules a Google Sheet
Alternativament, també podeu permetre la visualització, però també protegir algunes cel·les o columnes. Això és el que haureu de fer:
- Obre el full.
- Seleccioneu les columnes que voleu protegir perquè no es modifiquin.
- Ara feu clic a "Dades" i després a "Fulls i rangs protegits".
- Apareixerà una barra a la part dreta del full.
- Introduïu la descripció de l'ordre, per exemple: "Sense edició".
- A continuació, feu clic al botó verd "Estableix els permisos".
- Apareixerà una finestra emergent. A "Restringeix qui pot editar aquest interval", seleccioneu "Personalitzat".
- Això us permet decidir qui pot canviar les cel·les.
Si una persona sense permís intenta canviar el contingut de la cel·la, un missatge al Full informarà que no té permís per fer-ho.
Habilitació de comentaris
De vegades necessites que algú altre faci comentaris sobre el contingut de la cel·la. Aquests usuaris no tenen privilegis automàtics per fer-ho, però podeu donar-los permís. El que haureu de fer és fer-los un "comentador". Per habilitar un usuari amb aquesta funció, seguiu aquests passos:
- Obriu el full, aneu a "Fitxer" i feu clic a "Comparteix".
- Aquí podeu afegir les adreces de correu electrònic de les persones amb qui voleu compartir el full.
- Un cop afegiu una persona, a la dreta veureu un menú desplegable.
- Des d'aquest menú desplegable, seleccioneu "Comentaris".
- Finalment, feu clic a "Enviar".
Habilitant l'edició
Amb permís d'edició, els usuaris del full poden canviar el contingut de les cel·les. Com a propietari del full, haureu de permetre aquesta acció. Els passos són molt semblants als descrits anteriorment:
- Obriu el full, aneu a "Fitxer" i feu clic a "Comparteix".
- Aquí podeu afegir les adreces de correu electrònic de les persones amb qui voleu compartir el full.
- Un cop afegiu una persona, a la dreta veureu un menú desplegable.
- Des d'aquest menú desplegable, seleccioneu "Editor".
- Finalment, feu clic a "Enviar".
Limitació de permisos
El vostre full de Google és una eina inestimable per emmagatzemar dades. De tant en tant, hauràs de compartir-ho amb altres persones. Si no recordeu a qui heu donat permís per veure el full, sempre podeu consultar aquest article per obtenir orientació.
A més, no tindreu cap problema si voleu protegir el vostre full de canvis no autoritzats o si voleu permetre que els usuaris facin canvis a les cel·les ells mateixos. Quina d'aquestes funcions és més important per a vostè i per què? Explica'ns a la secció de comentaris a continuació.
