Quan molts usuaris necessiten introduir dades en un full de Google compartit, sovint pot crear confusió. Aquí és on les llistes desplegables poden ser de gran ajuda.
Si no voleu que els companys d'equip escriguin entrades aleatòries, cometin errors ortogràfics o empitjorin una fórmula, podeu validar les seves entrades creant una llista desplegable per triar-ne.
En aquest article, us mostrarem tot el que necessiteu saber sobre aquesta funció útil i que us permet estalviar temps.
Ús de la validació de dades per inserir una llista desplegable a una cel·la de fulls de càlcul de Google
Un cop hàgiu obert el full en què esteu treballant, inserir una llista desplegable és fàcil:
- Trieu la cel·la a la qual voleu inserir una llista desplegable.
- Feu clic amb el botó dret a la cel·la.
- Feu clic a "Validació de dades">"Criteris".
- Trieu entre "Llista d'elements" o "Llista d'un rang", el que us convingui.
- Si heu triat "Llista d'elements", inseriu els elements adequats. Assegureu-vos que estiguin separats per comes i sense espais.
- Si heu triat "Llista d'un interval", seleccioneu les cel·les que voleu incloure a la llista desplegable.
- Marqueu el camp "Mostra la llista desplegable a la cel·la" (la llista no apareixerà en cas contrari) per permetre que aparegui una fletxa cap avall.
- Feu clic a "Desa".
Si voleu que els usuaris puguin escriure, desmarqueu el camp "Mostra la llista desplegable a la cel·la". Per evitar que la gent escrigui elements no vàlids, seleccioneu "Rebutja l'entrada".
Si voleu afegir una llista desplegable a diverses cel·les:
- Ressalteu-los tots seleccionant "Rang de cel·les" o simplement seleccioneu-los amb el ratolí o el teclat.
- Repetiu els passos indicats anteriorment.
També hi ha l'opció de permetre que els vostres col·laboradors escriguin les seves dades, però vegin un avís si introdueixen alguna cosa no vàlida. En aquest cas, hauríeu de triar l'opció "Mostra l'advertència". Alternativament, podeu seleccionar l'opció "Rebutja l'entrada" i no permetre introduir qualsevol cosa que no estigui a la vostra llista d'elements.
Per modificar una llista desplegable, només cal que seguiu aquests passos:
- Feu clic a la cel·la que voleu modificar.
- Feu clic a "Dades" > "Validació de dades".
- Localitzeu les entrades de la llista i editeu-les i, a continuació, feu clic a "Desa".
Per suprimir una llista desplegable:
- Feu clic a la cel·la que voleu modificar.
- Feu clic a "Dades" > "Validació de dades"
- Trieu "Elimina la validació".
Què és la validació de dades?
La validació de dades és una opció de Google Sheets que us ajuda a organitzar les vostres dades mitjançant la validació d'elements. Podeu accedir-hi fent clic a "Dades" al menú principal, i després seleccionant "Validació de dades". Molt sovint, s'utilitza per crear llistes desplegables dins de diferents cel·les. També us permet modificar el contingut i el disseny de qualsevol llista determinada.
Una de les maneres de validar les dades és aplicar criteris que permetin als usuaris introduir un tipus de dades predefinit, com ara números, dates o llistes d'elements.
- Al menú de validació de dades, feu clic a "Criteris".
- Comproveu el tipus o tipus d'elements adequats que voleu que introdueixin els vostres companys d'equip.
- Si ho desitgeu, podeu afegir elements exactes, com ara números, fórmules, dates o paraules, al quadre d'entrada.
- Quan hàgiu acabat, feu clic a "Desa".
Treballant amb llistes desplegables
La propera vegada que tu, o qualsevol altra persona, facis clic a aquesta cel·la, en comptes de l'opció d'escriure alguna cosa, hi haurà la llista d'elements que has afegit. Si heu marcat la casella "Mostra el text d'ajuda de validació", el text que heu introduït apareixerà cada vegada que algú fa clic en una de les cel·les validades.
Si heu triat l'opció "Mostra l'advertència", introduir dades no vàlides activarà l'avís. Si algú no està segur del que significa l'avís, només ha de passar el ratolí per sobre de l'entrada marcada.
Si heu triat l'opció "Rebutja l'entrada", la gent també rebrà un avís i no podrà desar els elements no vàlids.
Ús de colors per ordenar dades en una llista desplegable
Si voleu que sigui més fàcil navegar pel vostre full i afegir alguns colors a una llista desplegable, podeu utilitzar "Format condicional". Seguiu els passos següents:
- Seleccioneu les cel·les que contenen la llista desplegable que volen tenir un color determinat.
- Feu clic amb el botó dret i seleccioneu "Format condicional" > "Color únic" o "Escala de color".
- A l'"Estil de format", seleccioneu un color o una escala.
- Feu clic a "Fet" (o "Afegeix una altra regla").
Què més podeu fer amb la validació de dades
A més d'afegir llistes desplegables als vostres fulls, també podeu utilitzar la validació de dades per a altres finalitats. Això inclou:
- Seguiment de tasques futures. A la validació de dades, seleccioneu l'opció "dates", configureu el format condicional tal com s'ha explicat anteriorment i configureu-lo perquè tots els elements que incloguin una data determinada quedin en gris automàticament.
- Establiment de valors a les caselles de selecció. Quan afegiu caselles de selecció a una llista desplegable, també podeu assignar-los valors, com ara "sí" o "no".
- Seleccioneu Validació de dades al menú Dades.
- A Criteris, seleccioneu "Caixa de verificació".
- Seleccioneu "Utilitza valors de cel·les personalitzats" i escriviu "sí, "no" o el que vulgueu.
- Evitar que altres persones s'embolin amb els vostres guions o fórmules. Utilitzeu l'opció "Rebutja l'entrada" per bloquejar les cel·les que vulgueu mantenir intactes.
Feu una diferència amb les llistes desplegables
Amb l'opció d'inserir llistes desplegables, validar dades i molt més, Google Sheets és una gran alternativa gratuïta a Microsoft Excel. La validació de dades us ajuda a limitar els valors d'una cel·la a un interval o una llista d'elements que podeu definir, canviar o suprimir segons les vostres necessitats. Tot i que els vostres companys d'equip poden inserir les seves dades i contribuir al vostre projecte, teniu l'opció d'evitar que facin malbé un full compartit.
Ja heu provat d'inserir una llista desplegable a Fulls de càlcul de Google? Com va anar? Feu-nos-ho saber a la secció de comentaris a continuació.
