Si sou un usuari habitual de Fulls de càlcul de Google, probablement us heu trobat amb un problema en què heu afegit accidentalment entrades duplicades al vostre full de càlcul. Aquesta situació pot fer perdre el conjunt de dades que heu estat treballant tant per reunir. És possible que no sàpigues que s'ha produït la instància, sobretot quan el teu ordinador es trenca o quan xoques amb el trackpad del teu ordinador portàtil.
En qualsevol cas, és massa fàcil perdre's alguna cosa quan hi ha una gran quantitat de dades al vostre full de càlcul. Els resultats típics inclouen errors de càlcul i cel·les duplicades que són difícils d'identificar quan es cerca l'origen del problema.
Afortunadament, hi ha diversos mètodes diferents disponibles per destacar els duplicats dins dels vostres fulls de càlcul.
- Utilitzeu la funció d'eliminació de duplicats integrada.
- Utilitzeu el ressaltat per trobar duplicats.
- Copieu cel·les úniques i moveu-les a un full nou.
- Utilitzeu un cercador de duplicats de tercers.
- Creeu una taula dinàmica que compti els duplicats de manera individual.
Els processos anteriors faciliten la cerca d'aquestes entrades duplicades perquè pugueu suprimir-les o ignorar-les si coincideixen però no són duplicades. Aquí teniu les vostres opcions.
Utilitzeu la funció Elimina duplicats de Google Sheets
Tant si esteu intentant trobar duplicats en una columna, dues columnes o un full de treball sencer, la funció Elimina els duplicats elimina amb precisió les cel·les amb les mateixes dades. Malgrat això, tingueu en compte que elimina tots els duplicats, encara que no estiguin associats a les mateixes dades.
- Ressalteu les columnes que voleu comprovar si hi ha dades duplicades.
- Al menú de la part superior, seleccioneu Dades, i després tria Elimina els duplicats.
- Apareixerà un diàleg emergent. Marqueu les caselles al costat de cada columna de la llista que voleu marcar, o podeu marcar Seleccionar tot,i després feu clic Elimina els duplicats.
- Fulls de càlcul de Google mostra quantes còpies s'han trobat i s'han suprimit perquè pugueu assegurar-vos que el procés ha funcionat com s'ha previst.
L'ús de la funció de "Cerca i elimina duplicats" integrada de Google Sheets és la manera més senzilla d'eliminar els duplicats, però de vegades és possible que vulgueu revisar les còpies abans d'eliminar-les. Una bona manera de fer-ho és amb el ressaltat de color.
Ressalteu els duplicats amb colors per a una eliminació fàcil
Quan es tracta d'identificar errors als vostres fulls de càlcul, utilitzar els elements destacats per destacar qualsevol informació incorrecta és una altra bona manera de seguir.
- Obriu el fitxer de Fulls de càlcul de Google i seleccioneu la columna o columnes que voleu ordenar.
- A la barra de menú de la part superior, seleccioneuFormat.
- Al menú desplegable, seleccioneu Format condicional.
- Seleccioneu l'interval que voleu al nou menú que apareix.
- Sota Regles de format, canvieu la secció desplegable titulada Formata les cel·les si... a La fórmula personalitzada és.
- Enganxeu la fórmula següent al quadre situat a sota La fórmula personalitzada és opció:
=countif(A:A,A1)>1.
- Sota la Estil de format secció, seleccioneu Icona de color d'ompliment per ressaltar el vostre contingut amb un fons de cel·la groc (o qualsevol color que trieu).
- Fer clic a Fet per guardar els canvis.
El vostre full de càlcul ressaltarà les vostres cel·les duplicades amb el color que hàgiu triat i podeu escanejar la selecció per trobar-ne duplicats.
Nota: El millor és ressaltar les cel·les d'una columna que comencen per la fila 1 en lloc de triar les cel·les al mig. A la fórmula no li agrada utilitzar la fila 2 com a primera columna. S'han perdut un parell de duplicats al camp seleccionat (A2:B9). Un cop s'ha afegit la fila 1 (A1:B9), ha trobat tots els duplicats. Vegeu les dues imatges a continuació.
Imatge #1: mostra els duplicats perduts en seleccionar les cel·les de la fila 2 com a primeres cel·les (A2 i B2):
Imatge #2: mostra tots els duplicats mentre seleccioneu les cel·les de la fila 1 com a primeres cel·les (A1 i B1):
Assegureu-vos que els duplicats existents siguin correctes, ja que algunes còpies no són còpies en absolut. Poden ser el mateix nombre per a dos comptes diferents, usuaris, empleats o qualsevol altra cosa. Un cop confirmeu les cel·les de copia que no necessiteu, suprimiu-les. Finalment, podeu tancar el menú de format i restaurar el color estàndard a les vostres cel·les.
Copieu cel·les úniques a Fulls de Google per eliminar fàcilment els duplicats
Si preferiu ordenar les vostres dades en brut automàticament, el millor és copiar totes les cel·les úniques en lloc de duplicar-ne les. Aquest procés ofereix una classificació i un filtratge més ràpids. Si esteu segur que la vostra informació és correcta i preferiu eliminar els duplicats, proveu el mètode següent.
- Obriu el document de Fulls que voleu ordenar i ressalteu la columna que voleu editar. Aquest procés registrarà l'interval de columnes per al següent pas.
- Després de ressaltar una columna, feu clic a una en blanc on voleu que apareguin les entrades úniques. Enganxeu la fórmula següent al quadre d'entrada de la fórmula a la part superior del document:
=ÚNIC ()
- Escriviu les coordenades de la cel·la de la columna original dins del parèntesi, com ara: (
A3:A9).
- Hit Entra per moure les vostres dades noves a la columna que heu designat anteriorment.
Un cop fet això, podeu comprovar les entrades manualment o importar les vostres dades al vostre full de càlcul de treball.
Utilitzeu un complement de tercers per trobar i eliminar duplicats als fulls
Hi ha connectors en línia disponibles per utilitzar-los amb Google Sheets. Trobareu els complements a Google Workspace Marketplace, incloses les eines per eliminar automàticament les entrades duplicades.
Elimina els duplicats per Ablebits
Una eina adequada coneguda com Elimina els duplicats d'Ablebits us permet trobar ràpidament duplicats en tot un full d'informació o cercant fins a dues columnes alhora.
Podeu moure, suprimir i ressaltar els resultats. L'eina inclou dues configuracions d'assistent: cercar i eliminar duplicats i trobar cel·les o qualitats úniques dins del document. Aquestes dues opcions faciliten el seguiment de la informació a mesura que avanceu.
En general, pot valdre la pena utilitzar una eina d'assistent per trobar la vostra informació a la llarga. Aquesta declaració s'adreça principalment als usuaris que busquen contínuament duplicats als seus fulls de càlcul i preferirien dedicar-se el temps a fer alguna cosa més.
Utilitzeu una taula dinàmica per trobar files duplicades als fulls
Una taula dinàmica és una eina convenient per mirar més de prop les dades. Una taula dinàmica no elimina automàticament les cel·les o files duplicades; proporciona un desglossament de quines columnes tenen duplicats perquè pugueu consultar manualment les vostres dades i mireu què heu de treure, si cal.
Crear una taula dinàmica és una mica més complicat que els altres mètodes que es mostren en aquest article. Heu d'afegir una taula dinàmica per a cada columna per assegurar-vos que els resultats són uniformes i identificar amb precisió els duplicats.
Nota: Si no teniu noms de columnes al vostre full de càlcul, les taules dinàmiques no funcionaran amb precisió per trobar duplicats. Proveu d'afegir una fila nova temporalment i, a continuació, poseu un nom a les columnes amb aquesta nova fila.
Aquests són els passos per utilitzar una taula dinàmica per identificar cel·les o files duplicades.
- Seleccioneu totes les dades de la taula i aneu a Dades > Taula dinàmica.
- Ajusteu l'interval de cel·les si cal i, a continuació, premeu Crear.
- Seleccioneu Afegeix Al costat de Files. Aquest pas triarà la columna per trobar duplicats. Sí, ho has llegit bé. Seleccioneu la columna desitjada al menú desplegable. Si perdeu l'editor de la taula dinàmica, feu clic a una cel·la ocupada per recuperar-la.
- Ara, selecciona Afegeix Al costat de Valors i trieu la mateixa columna que l'anterior, però configureu-la perquè es resumeixi per COMPTE o COMPTE. Ja hauria de ser el predeterminat.
- La nova taula dinàmica identificarà els duplicats, tal com es mostra a continuació.
- Si tu voleu veure una columna diferent, podeu tornar a fer els passos anteriors (per preservar els vostres resultats anteriors) o tornar a obrir l'editor de la taula dinàmica i després canviar la taula existent.
- La taula dinàmica canviarà per mostrar els nous ajustos.
Com s'ha esmentat anteriorment, el mètode de la taula dinàmica és una mica més complicat. Tot i així, us ofereix un informe específic sobre les ubicacions de les vostres entrades duplicades, que pot ser molt útil per fer anàlisis de dades. Per obtenir més informació sobre l'ús de taules dinàmiques, consulteu el tutorial de TechJunkie sobre com crear, editar i actualitzar taules dinàmiques a Google Sheets.
En general, una cel·la duplicada a Fulls de càlcul de Google pot causar problemes amb les vostres dades si no aneu amb compte, sobretot quan intenteu ordenar la informació financera en un full de càlcul útil.
Les causes més freqüents de duplicats són:
- Diverses persones han afegit el mateix client, factura, categoria, article, etc.
- Les importacions de dades s'afegeixen a les dades ja presents per segona vegada.
- Les accions de copiar/enganxar han afegit entrades duplicades.
Afortunadament, identificar, eliminar i suprimir cel·les de dades idèntiques és sorprenentment fàcil a Fulls de càlcul de Google, cosa que és positiu si esteu tractant contínuament amb fulls de càlcul en el vostre flux de treball diari. Si busqueu alguna cosa per ordenar millor el vostre contingut, sempre podeu utilitzar un complement com Elimina els duplicats d'Ablebits per assegurar-vos que la vostra informació estigui ben ordenada i ben organitzada.
Embolcallant
Tens alguna experiència, consells o preguntes sobre l'ús d'algun dels mètodes esmentats en aquest article? Feu-nos-ho saber a la secció de comentaris a continuació.
